Afdrukomgeving GHZ teruggebracht van 320 naar 169 apparaten
Het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) in Gouda is een modern, flexibel, slagvaardig en ondernemend ziekenhuis. Het biedt goed bereikbare en kwalitatief hoogwaardige medisch-specialistische zorg in een omgeving waarin patiënten zich thuis voelen. Het GHZ stelt daarom behalve aan de medewerkers ook hoge eisen aan de bedrijfsvoering. Eén van die eisen is een efficiënt werkende afdrukomgeving. “In 2009 hebben wij een nieuw afdrukbeleid gedefinieerd, omdat wij niet alleen toe waren aan vervanging van onze verouderde afdrukapparatuur, maar ook omdat wij vonden dat het printen efficiënter kon en moest ”, vertelt Roel Wildemans, coördinator ICT. Als specialist in documentstromen werd daarom DocuConsult bij dit project betrokken.
Het ziekenhuis, met ruim 2300 medewerkers, is gevestigd op vijf locaties waar volop gebruik gemaakt wordt van afdrukapparatuur voor het printen, kopiëren, scannen en/of faxen van allerlei documenten waaronder de afspraakkaartjes. Wildemans: “Onze oude afdrukomgeving bestond uit apparatuur van twee verschillende merken: grote multifunctionele machines op centrale plekken in de organisatie via een huurconstructie en kleinere machines op de werkplekken die wij in eigendom hadden. Omdat twee jaar geleden het huurcontract afliep en de kosten van onderhoud op bleven lopen, mede doordat medewerkers te veel overbodige printopdrachten gaven, besloten wij een Programma van Eisen (PvE) voor een nieuwe afdrukomgeving op te stellen.”
Deskundig advies
Na zelf een inventarisatie van de bestaande apparatuur op de verschillende locaties te hebben gedaan en er een begin was gemaakt met het opstellen van het PvE, werd al snel duidelijk dat deskundig advies nodig was om dit project in goede banen te leiden. “Wij zijn goed in ICT-zaken, maar het afdrukken op papier is wel een heel speciale materie”, vinden Roel Wildemans en Gerard van der Wagt, teamleider van de Servicedesk. Bij toeval kwamen zij in contact met iemand van het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis in Woerden, waar de herinrichting van de afdrukomgeving tot volle tevredenheid met de hulp van DocuConsult was gerealiseerd. “Wij hebben DocuConsult toen gevraagd ons te ondersteunen bij het definitief maken van het PvE”, zegt Wildemans en hij vervolgt: “Het mooie is dat je bij DocuConsult uit een aantal diensten kunt kiezen; ze hebben een à la carte menu.”
A la carte
Naast ondersteuning bij het PvE heeft het GHZ voor diverse diensten uit het ‘menu’ van DocuConsult gekozen, zoals het opstellen en uitbrengen van een Request for Proposal en de uitvraag naar de leveranciers, waarin naast technische en functionele eisen ook juridische en contractuele aspecten zijn beschreven. Tevens werden de begeleiding van de Proof of Concept (POC), de ondersteuning bij de contractonderhandelingen en de begeleiding van de implementatie aan DocuConsult toevertrouwd.
Proof of Concept
“Onze afdeling Inkoop heeft in nauwe samenwerking met DocuConsult uit zeven aanbieders twee leveranciers geselecteerd die er qua prijs/prestatieverhouding het beste uitsprongen. Met hen zijn wij de POC ingegaan”, vervolgt Wildemans. De POC is een testfase, waarin de leverancier laat zien dat de door hem aangeboden apparatuur probleemloos werkt op de infrastructuur van de klant. “De manier waarop wij de POC hebben gedaan, is bijzonder”, aldus Wildemans. “Wij hebben zeven types, van groot tot klein, gedurende drie weken getest op de werkvloer. De helft van de tijd gebeurde dat op verschillende afdelingen met de machines van de ene leverancier, terwijl op soortgelijke afdelingen de machines van de andere leverancier stonden. Na anderhalve week zijn de machines omgeruild, zodat dezelfde groepen in korte tijd hetzelfde type apparaat van beide aanbieders konden testen.” Na evaluatie van de POC heeft het GHZ ervoor gekozen om met één leverancier de implementatiefase in te gaan.
Implementatie
Onder andere wegens capaciteitsproblemen bij het GHZ , werd DocuConsult eveneens bij de implementatie betrokken. Samen met de leverancier werden een uitrolpan, een communicatieplan en een trainingsplan gemaakt. Vervolgens heeft de projectleider van DocuConsult de uitrol begeleid, de planning bewaakt en de oplossing van de technische problemen gecoördineerd. “Omdat tegelijkertijd een nieuw beheersysteem, onder meer voor de aansturing van Follow Me printing, in gebruik werd genomen, waren er nog wat ‘kinderziektes’ op te lossen”, aldus Van der Wagt.
Bewust printen
Wildemans en Van der Wagt zijn ervan overtuigd dat met de nieuwe afdrukomgeving, waarbij het aantal apparaten van 320 is teruggebracht naar 169, veel efficiënter en meer kostenbewust wordt afgedrukt. Wildemans: “In de loop der tijd was er een soort wildgroei in persoons- en afdelingsgebonden printers ontstaan. Deze hebben wij vervangen door groepsprinters, die zodanig verspreid staan opgesteld dat niemand meer dan 30 meter hoeft te lopen. Uiteraard moet er wel beveiligd kunnen worden afgedrukt, want een ziekenhuis is nu eenmaal een openbare plek. Dit is ondervangen door gebruik te maken van het Follow Me systeem. Met dit systeem kan alleen met een medewerkerspas een afdruk worden gemaakt, waarbij een door de medewerker gegeven printopdracht eerst naar de server gaat en vervolgens alleen door de betreffende medewerker op een door hem gekozen MFP kan worden opgehaald.”
Wildemans denkt dat de besparingen die het GHZ voor ogen had bij de start van het project absoluut haalbaar zijn en zelfs overtroffen kunnen worden. “DocuConsult heeft als gespecialiseerd bureau veel toegevoegde waarde voor ons gehad bij het onderzoek, de besluitvorming en de implementatie van onze nieuwe afdrukomgeving.”
